Derivado de una campaña de sensibilización y acompañamiento con los titulares de los Sujetos Obligados en el Estado, uno de los cuestionamientos de mayor reiteración en las mesas de trabajo lo fue el qué debe contener la reglamentación interna en materia de transparencia y acceso a la información pública. A lo cual, este Instituto trabajó en la elaboración del presente documento de apoyo no vinculante que contiene una temática fundamental y explicada de manera sencilla, que pretende disipar las dudas respecto al contenido de la reglamentación interior de los Sujetos Obligados, partiendo de que las normas orgánicas o internas no únicamente deben definir las atribuciones y competencias de cada área, lo cual si bien resulta indispensable para permitir el funcionamiento de una adecuada rendición de cuentas, no menos cierto es, que también resulta necesario que tal normatividad desarrolle tópicos especiales en la materia de transparencia y acceso a la información pública.
Por lo anterior, y en atención a lo establecido en artículo tercero transitorio de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Baja California, publicada en el periódico oficial del estado en fecha 29 de abril de 2016, relativo a que: “…los Sujetos Obligados deberán expedir o modificar sus reglamentos internos a más tardar dentro de los noventa días naturales contados a partir de la publicación de esta ley, en el periódico oficial del Estado...” se emite el presente documento o guía referencial, que contiene los rubros esenciales que debe contener la normatividad armonizada con la materia de Transparencia y Acceso a la Información Pública;
a) De conformidad con el artículo 55 de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Baja California, los Sujetos Obligados deben contar con una Unidad de Transparencia, la cual será la encargada de recabar y difundir las obligaciones de transparencia, recibir y tramitar las solicitudes de acceso a la información y de protección de los datos personales, que se formulen a los Sujetos Obligados, y servir como vínculo entre estos y los solicitantes.
b) Cada Sujeto Obligado en el ámbito de sus facultades determinará dentro de su organización administrativa, la unidad que tendrá las funciones que la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública para el Estado de Baja California prevé para la Unidad de Transparencia, la cual dependerá directamente del Titular del Sujeto Obligado.
c) La Unidad de Transparencia deberá contar con señalización que la identifique como tal, deberá ser de fácil acceso para el público y contar con el mobiliario indispensable para su debido funcionamiento.
Disposiciones aplicables:
2. PROCEDIMIENTOS Y TÉRMINOS INTERNOS PARA LA GESTIÓN DE SOLCITUDES DE INFORMACIÓN
a) En atención a lo establecido en el artículo 55 de la Ley de Transparencia, la Unidad de Transparencia, dará el trámite correspondiente a las solicitudes de información.
b) La Unidad de Transparencia deberá determinar si la solicitud de información resulta competente o no al Sujeto Obligado de que se trate, de ser así, deberá turnarla al área administrativa correspondiente, para el turno de las solicitudes es indispensable que la normatividad defina claramente las atribuciones de cada área. La descripción de las funciones o atribuciones podrá estar contenido en manuales que describan las obligaciones y actividades de los servidores públicos, o en su caso de los miembros de cada sujeto obligado.
c) Las áreas administrativas son las responsables de dar oportuna respuesta a las solicitudes de información presentadas, respuesta que deben remitir a la Unidad de Transparencia para que esté en aptitud de notificarla al solicitante, de acuerdo a los términos establecidos en la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Baja California, así como en la normatividad interna de cada Sujeto Obligado.
d) Es importante determinar los tiempos internos de respuesta de cada Sujeto Obligado, ya que esto facilitará el trámite, así como la eficiencia y calidad de respuesta de las solicitudes de información.
e) Para el caso de que el contenido de la respuesta a la solicitud de información se trate de información clasificada, inexistente o bien se trate de una versión pública o prórroga para emitir la respuesta a la solicitud de información, dicha respuesta tendrá que remitirse al Comité de Transparencia del Sujeto Obligado, para que este emita resolución al respecto; en tales supuestos es importante considerar lo señalado en el inciso anterior, esto con la finalidad de que se cumpla debidamente con los términos establecidos en la Ley para la atención de las solicitudes de información.
f) Las respuestas o bien, falta de respuestas por las áreas correspondientes a una solicitud de información, pueden ser motivo de un procedimiento de responsabilidad administrativa y sancionables por el Órgano Garante o bien por la propia contraloría del Sujeto Obligado, según la normatividad aplicable.
g) La inconformidad por parte del solicitante a la respuesta de una solicitud de acceso a la información, podría generar la interposición de un recurso de revisión, el cual se tramita ante el Instituto de Transparencia; dicho procedimiento recae directamente en el sujeto Obligado que emitió la respuesta a la solicitud recurrida; lo anterior, deberá tomarse en cuenta para efectos de determinar internamente en cada Sujeto Obligado la manera de atender dicho procedimiento, y tener en cuenta que así como la respuesta de origen, el resultado de la sustanciación del procedimiento referido en el presente inciso, puede ser también, materia de responsabilidad administrativa.
h) En atención a lo dispuesto en el artículo 134 de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Baja California, los Sujetos Obligados, deberán tomar las medidas para reglamentar lo relativo a las cuotas de acceso, derivadas de los costos generados por el ejercicio del derecho a la información en atención a las solicitudes de información.
Disposiciones aplicables:
3. INTEGRACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ DE TRANSPARENCIA
a) El Comité de Transparencia es una institución contemplada en los artículos 53 y 54 de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Baja California. Cada Sujeto Obligado deberá contar con un Comité de Transparencia, el cual tiene entre sus atribuciones fundamentales las acciones derivadas de la atención a las solicitudes de información relativas a: "...Instituir, coordinar y supervisar, en términos de las disposiciones aplicables, las acciones y los procedimientos para asegurar la mayor eficacia en la gestión de las solicitudes en materia de acceso a la información, así como confirmar, modificar o revocar las determinaciones que en materia de ampliación del plazo de respuesta, clasificación de la información y declaración de inexistencia o de incompetencia realicen los titulares de las Áreas de los Sujetos Obligados"; de la mano a este tema, cuenta con la facultad de ordenar, en su caso, a las áreas competentes que generen la información que derivado de sus facultades, competencias y funciones deben tener en posesión o que previa acreditación de la imposibilidad de su generación, exponga; igualmente el establecimiento de políticas para facilitar la obtención de información y el ejercicio del derecho de acceso a la información; así como establecer y promover programas de capacitación en materia de transparencia, acceso a la información, accesibilidad y protección de datos personales, para todos los servidores públicos o integrantes del sujeto obligado.
b) El Comité de Transparencia, deberá estar integrado por un número impar y sus integrantes no podrán depender jerárquicamente entre sí, tampoco podrán reunirse dos o más de estos integrantes en una sola persona.
c) Ante el Comité de Transparencia, además de lo indicado en el inciso a) del presente punto, también son presentadas las versiones públicas e índices de expedientes para su aprobación.
d) El Comité formula los criterios para llevar a cabo la clasificación, desclasificación, actualización y de protección de información confidencial o reservada.
e) Las acciones y atribuciones del Comité de Transparencia deberán de llevarse a cabo, en atención a lo establecido en los artículos 33 al 56 del Reglamento de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Baja California.
f) En atención al capítulo de "Gobierno Abierto" de la Ley, las sesiones de los Comités de Transparencia, deberán transmitirse en tiempo real en sus portales de internet.
Disposiciones aplicables:
4. CLASIFICACIÓN Y DESCLASIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN
a) Según lo dispuesto en el Título Sexto, Capítulo Primero, de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Baja California, la clasificación de la información es el proceso mediante el cual el Sujeto Obligado determina que la información en su poder encuadra en alguno de los supuestos de reserva o confidencialidad.
b) En el proceso de la clasificación de la información, son los titulares de las Áreas de los Sujetos Obligados los responsables de clasificar la información, de conformidad con lo dispuesto en esta Ley y demás disposiciones aplicables.
c) En cuanto a la clasificación de información, el numeral séptimo de los Lineamientos Generales en Materia de Clasificación y Desclasificación de la Información, así como para la Elaboración de Versiones Públicas, determina que la clasificación de la información se llevará a cabo en el momento en que:
I. Se reciba una solicitud de acceso a la información;
II. Se determine mediante resolución de autoridad competente, o
III. Se generen versiones públicas para dar cumplimiento a las obligaciones de transparencia previstas en la Ley General, la Ley Federal y las correspondientes de las entidades federativas. Los titulares de las áreas deberán revisar la clasificación al momento de la recepción de una solicitud de acceso a la información, para verificar si encuadra en una causal de reserva o de confidencialidad.
d) La información reservada, podrá permanecer con tal carácter y ser prorrogada durante los plazos establecidos en la Ley, esto, con la aprobación del Comité de Transparencia.
e) La información confidencial, no estará sujeta a temporalidad alguna, y solo podrán tener acceso a ella, los titulares de la misma, sus representantes y los servidores públicos facultados para ello.
f) Las acciones de clasificación de información que haga el Sujeto Obligado, deben estar sujetas a lo previsto tanto en la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Baja California en su Título Sexto, así como en el Reglamento de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Baja California, en el Título relativo a la “DE LA INFORMACIÓN CLASIFICADA” que comprende de los artículos 121 al 147, e igualmente lo considerado al respecto en los Lineamientos Generales en Materia de Clasificación y Desclasificación de la Información, así como para la Elaboración de Versiones Públicas.
a) Es responsabilidad del titular del área que hubiere clasificado la información, el proceder a su desclasificación una vez transcurrido el periodo de reserva, o en su caso, cuando se extingan las causas que dieron origen a su clasificación. El Comité deberá confirmar la desclasificación de la información que hubiere sido realizada por el titular del área.
b) Para la desclasificación de la información, habrá que considerar lo establecido para ello Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Baja California en su Título Sexto, así como en el Reglamento de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Baja California, en el Título denominado “DE LA INFORMACIÓN CLASIFICADA” que comprende de los artículos 121 al 147, e igualmente lo considerado al respecto en los Lineamientos Generales en Materia de Clasificación y Desclasificación de la Información, así como para la Elaboración de Versiones Públicas, emitidos por el Sistema Nacional de Transparencia.
Disposiciones aplicables:
a) Los titulares de las áreas de los Sujetos Obligados deberán elaborar semestralmente un índice de los expedientes que fueron clasificados como reservados.
b) Para la elaboración de los índices de expedientes clasificados como reservados deberá estarse a lo establecido en el numeral Décimo Segundo, Décimo Tercero y Décimo Cuarto de los Lineamientos Generales en Materia de Clasificación y Desclasificación de la Información, así como para la Elaboración de Versiones Públicas.
c) El índice deberá elaborarse semestralmente y publicarse en Formatos Abiertos, en el sitio de internet del Sujeto Obligado, así como en la Plataforma Nacional de Transparencia.
Disposiciones aplicables:
• Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública para el Estado de Baja California: 108.
a) La elaboración de versiones públicas será a través de las áreas administrativas del Sujeto Obligado, y deberán ser aprobadas por el Comité de Transparencia, conforme a las disposiciones legales correspondientes.
b) Para la elaboración de las versiones públicas, deberá estarse a lo establecido en el TÍTULO SÉPTIMO, Capítulo III, del Reglamento de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Baja California, así como a lo dispuesto en Los Lineamientos Generales en Materia de Clasificación y Desclasificación de la Información, así como para la Elaboración de Versiones Públicas, Sexagésimo segundo y Sexagésimo tercero, que establecen los formatos que servirán de guía a los Sujetos Obligados para la elaboración de las versiones públicas.
c) En lo referente a la elaboración de las versiones públicas, deben ser considerados de ser procedentes, los costos de reproducción de las mismas, privilegiando siempre los principios de eficacia y máxima publicidad, lo cual pudiera conllevar a la implementación de tecnologías de la información.
Disposiciones aplicables:
a) El Título Quinto de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública para el Estado de Baja California establece que los Sujetos Obligados deberán poner a disposición de los particulares en sus portales de internet y a través de la Plataforma Nacional de Transparencia la información relativa a las Obligaciones de Transparencia comunes y específicas aplicables, contendidas en el Título referido en los artículos del 81 al 87; dicha información deberá comprender la del ejercicio fiscal en curso así como la de los dos ejercicios inmediatos anteriores.
b) Aunado a lo anterior, y de acuerdo a las Obligaciones que el artículo 16 de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública para el Estado de Baja California confiere a los Sujetos Obligados, es indispensable que estos tomen las determinaciones pertinentes para que estén en aptitud de cumplir anualmente con la elaboración de UN INFORME ANUAL de las acciones realizadas en la materia, con el contenido mínimo que establece la Ley en su artículo 25, así como con lo dispuesto en los LINEAMIENTOS PARA LA PRESENTACIÓN DEL INFORME ANUAL DE ACCESO A LA INFORMACIÓN QUE DEBEN EMITIR AL ÓRGANO GARANTE LOS SUJETOS OBLIGADOS DE LA LEY DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA PARA EL ESTADO DE BAJA CALIFORNIA, emitidos por el Pleno de este Órgano Garante.
c) La página de inicio de los portales de Internet de los Sujetos Obligados debe tener un vínculo de acceso directo al sitio donde se encuentra la información pública a la que se refiere el Título Quinto de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública para el Estado de Baja California y contar con un buscador.
d) La información correspondiente a las obligaciones de transparencia deberá actualizarse en los términos previstos en la Ley, salvo que en la presente Ley o en otra diversa, se establezca un plazo distinto y deberá contener siempre la fecha de la última actualización.
e) Dentro de los Sujetos Obligados, son las áreas administrativas las encargadas de publicar la información, en atención a lo establecido en la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Baja California y el Reglamento de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Baja California.
f) Las disposiciones relativas a las precisiones de las “Obligaciones de Transparencia” y que deberán tener los Portales de Internet de los Sujetos Obligados se encuentran contenidas la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Baja California de los artículos del 73 al 86; así como en los artículos del 80 al 98 del Reglamento de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Baja California.
g) El cumplimiento de las Obligaciones de transparencia, es verificado por el Órgano Garante; igualmente cualquier persona puede denunciar ante el Instituto de Transparencia, Acceso a la información Pública y Protección de Datos Personales para el Estado de Baja California la falta de publicación de las obligaciones de transparencia previstas en la Ley, y demás disposiciones aplicables, procedimiento el cual se encuentra establecido en el artículo 95 al 105 de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública para el Estado de Baja California, a través de una denuncia por incumplimiento a las obligaciones de transparencia; lo anterior, deberá tomarse en cuenta para efectos de determinar internamente en cada Sujeto Obligado la manera de atender dicho procedimiento, y tener en cuenta que, el resultado de la sustanciación del procedimiento referido en el presente inciso, pudiera ser también, materia de responsabilidad administrativa o de imposición de medias de apremio por parte del Órgano Garante.
Disposiciones aplicables: